ネットショップの運営に最低限必要なメールテンプレートとは

こんにちは、IT+（アイティプラス）からECコンサルを受けたネットショップ店長のミキです。

今日はメールテンプレートについてです。

メールテンプレートとは？

ネットショップを始める前に用意するべきものの一つに、メールテンプレートがあります。メールテンプレートとは、注文完了後に配信する「注文内容確認メール」や配送後に配信する「配信完了メール」など、ご注文いただいたお客様にお送りするメールをテンプレート（ひな形）にしたものです。テンプレートを使用することで毎回手入力する必要がなくメール作成に要する時間を大幅に短縮できます。実店舗と違い、ネットショップの場合はお客様との連絡手段の殆どをメールが担います。その重要なメールでお客様に不快な思いをさせたりトラブルの元にならないよう、テンプレートの内容にもしっかりと気配りをしていく必要があります。

最低限必要なテンプレート

ショップを運営する上で必要になってくるテンプレートは以下の通りです。

1、注文後の自動配信メール

お客様が注文を確定した際に、注文内容を記したメールをすぐに自動配信することで、正しく注文が完了している旨をお客様にお知らせします。また夜間や週末などショップの営業時間外の注文にもすぐに対応できますので、2のメールが届くまでに時間が空いてしまってもお客様を不安にさせません。メールには購入した商品や金額、支払方法、配送先情報などお客様が選択・入力した内容が記載されています。

2、注文内容確認メール

1のメールのみを配信して完了でも問題ありませんが、「（機械的な自動配信メールではなく）人の手によって書かれたメール」を受け取ることでお客様のそのショップに対する安心感が増します。また金額の訂正やお客様からのメッセージに回答するなど個別な対応もできますので、是非自動配信メールの後に個々のお客様に合わせた確認メールを配信することをおすすめします。

3、入金確認メール

入金を確認後に配信するメールです。クレジットカード決済の場合は2のメールで入金確認を兼ねることも可能です。

4、発送完了メール

商品発送後に配信するメールです。配送方法によって追跡番号をお知らせすることもあります。お客様にお送りする最後のメールになる場合が殆どですので、お客様への感謝の気持ちが伝わるような一言を添えましょう。この他にも、入金の催促メールや発送後のフォローメール、会員登録機能のあるショップなら登録完了通知メールなどもあると便利ですね。

テンプレートの設定方法

レンタルカートにメール機能が備わっている場合には、予め目的別のテンプレートが用意されている場合があります。既存のテンプレートをそのまま利用することもできますが、それぞれ修正も可能ですので必要に応じてご自身のショップに合わせたテンプレートに修正しておきましょう。レンタルカートにメール機能が備わっていない場合には、0からテンプレートを作成する必要があります。例えば無料でショップを開設できるレンタルカートBASEはメール配信機能が備わっていないため、Outlookなど各自のメールソフトからお客様にご連絡する必要があります。その場合は例えばメモ帳などのテキストファイルにテンプレートを保存しておき、お客様情報を追記してから送信するなどの方法があります。

他のショップを参考に

とはいえ既存のテンプレートをどのように編集すればいいのか、いきなりはわからないと思います。そんな時には是非他のショップのテンプレートを見てみましょう。ネットショップで買い物をすることで上記のようなテンプレートメールが送られてきますので、色々なショップのメールを見ることをお勧めします。その中で、「こんな風に書かれたら親切だ」「この表現は冷たく感じる」など消費者目線での感想が出てくるかと思いますので、それらを参考にしながら「もらって嬉しいメール」のテンプレートを作成していきましょう。例えば注文内容確認メールのタイトル一つとっても、「○○様【ショップ名】ご注文ありがとうございます。」や「ご注文いただき誠にありがとうございます。」など色々ありますので、ただ真似るのではなくどのようなタイトルがお客様にとって親切か、という目線で考えてみましょう。また「ネットショップ　メールテンプレート」などで検索するとテンプレートを紹介しているサイトも多く見つかりますので、その中からご自身のお店にしっくりくるものを探してみるのもおすすめです。

テストで事前確認

テンプレートを作成したら、必ず事前に自身がお客様になったつもりで商品を購入し、各メールを受信してみましょう。専門用語ばかりでわかりにくくないか、長すぎないか、気持ちの伝わる文章になっているか、などをお客様の立場になって必ずチェックしてみましょう。またネットショッピングをされたことのあるお友達に頼んでみるのもいいですね。